いつも仕事に追われている・・・改善したい・・・
仕事に優先順位をつけて、効率よく作業したい・・・
こんな悩みを抱えてはいませんか？
複数抱えた仕事をスムーズにこなしていくには、抱えているタスクに優先順位をつける必要があります。
適切な優先順位をつけずにタスクを進めると、効率的に進めることができなかったり、トラブルになりかけたりするでしょう。
どうすれば、適切な優先順位をつけることができるのでしょうか？
この記事では、
- 仕事の優先順位をつけることの重要性
- 仕事の優先順位がつけられない原因4選
- 仕事の優先順位のつけ方
について解説します。
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過去の私のようなあなたを救いたいのです！
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今行動しないと、将来必ず後悔することになります。
こちらの記事をご覧になって、一歩踏み出してください。
仕事の優先順位をつけることの重要性
仕事の優先順位をつけることの重要性について、考えてみます。
タスク(仕事)に優先順位をつける理由は、限られた時間の中で、より多くの仕事をこなすためです。
適切な優先順位をタスクにつけることで、時間や労力が無駄にかかっていたりするタスクを洗い出し、整理することができます。
結果、限られた時間の中で、より多くの仕事をこなすことができるようになり、プロジェクトを円滑に遂行することができるのです。
仕事の優先順位がつけられない原因4選
仕事の優先順位がつけられない原因について、解説していきます。
仕事を整理できていない
仕事を整理できていないのが、仕事の優先順位がつけられない原因の一つと言えます。
根本的なことですが、仕事が整理できていないと、当然優先順位などつけられません。
まずは仕事を整理する、つまり、仕事の全体像を把握する必要があるでしょう。
今自分がどんな仕事を担当しているのか、よく理解し、全体像を把握するようにしましょう。
突発的な仕事に対応できていない
突発的な仕事に対応できていないのも、仕事の優先順位がつけられない原因かもしれません。
仕事では、よく突発案件が発生します。
例えば、上司から突然書類作成を頼まれたり、取引先から連絡があり、すぐに対応しなければならなくなったりです。
優先順位をつけていても、突発案件に対応できなければ、やるべきことの順番が崩れてしまうでしょう。
集中することができていない
集中することができていないのも、仕事の優先順位がつけられない原因かもしれません。
複数の仕事を、同時に終わらせようとして、マルチタスクをしていないでしょうか？
同時に複数の仕事を並行するマルチタスクですが、一つの仕事に集中しにくいというデメリットがあります。
昨今では、シングルタスクが見直され、一つの仕事に集中してこなしていくことが、重要になっています。
そのためにも、仕事に優先順位をつけることが必要なのです。
優柔不断な性格や過度の緊張
優柔不断な性格や過度の緊張も、仕事の優先順位がつけられない原因の一つかもしれません。
何かを決めることが苦手な性格の場合や、過度の緊張をする人の場合には、仕事の優先順位をつけるのも苦手である可能性が高いです。
性格を変えることは難しいですが、仕事の優先順位にはつけ方のテクニックがあります。
紹介するポイントを抑えて、考え方や方法を学ぶことで、優先順位をつけ、仕事を効率的に進めていくことができるようになります。
決して「自分はできない」と決めつけて諦めずに、しっかりとスキルを身に着けていきましょう。
仕事の優先順位のつけ方
仕事の優先順位のつけ方について、解説していきます。
やることを全てメモに書き出す
まずは、やることを全てメモに書き出しましょう。
最初に、今自分が抱えている仕事を整理する必要があります。
小さなタスクまで、思いつく限り全て書き出すようにします。
その際、期日もあわせて記載するようにしましょう。
メールやチャットの履歴を見返し、抜けている仕事がないか振り返るのも、有効な方法です。
やらないことを決める
次に、やらないことを決めましょう。
重要なのは、仕事をする時間というのは、有限だということです。
「やらないこと」を決めてしまうことで、仕事の量を減らすことができます。
全てのタスクをこなすことが難しいと感じる場合や、期限ギリギリまでかかってしまいそうな場合には、「やらないこと」を決めるのは特に有効です。
例えば、重要ではない仕事は、「やらない」と決断したり、自分以外でもできる仕事であれば、他の人に任せるということもできるでしょう。
このように、「やらないこと」を決めることで、仕事量を減らし、時間的にも余裕を持って、優先順位をつけることができるようになります。
「緊急性」と「重要性」で分ける
次に、全ての仕事を「緊急性」と「重要性」で分けましょう。
書き出した仕事を、次の項目のどれに該当するか考えて、分類していきます。
- 【1】重要性が高く、緊急性も高い
- 【2】重要性は低いが、緊急性が高い
- 【3】重要性が高いが、緊急性は低い
- 【4】重要性が低く、緊急性も低い
この中で、優先順位は【1】が最も高く、【4】が最も低くなります。
【2】と【3】の優先順位は、仕事の内容や状況によっては、入れ替わることがあるかもしれません。
時間に余裕を持たせる
スケジュールには、時間的に余裕を持たせることも大切になります。
新しい仕事や、緊急の案件が入ってきたときに対応できるように、時間に余裕を持たせておきましょう。
日々状況は変わっていきますし、仕事は今あるものが全てではなく、増えていくものだということを前提に考えておくことが大切です。
優先順位をつけたリストを作って管理する
最後に、優先順位をつけたリストを作って管理するようにしましょう。
優先順位をつけたら、リストを作り、常にそのリストを意識しながら仕事ができるように、目に付きやすい場所に置いて、管理していきます。
紙や付箋に書くアナログな管理方法の他にも、タスク管理ツールなどデジタルツールを使うのもおすすめです。
状況に応じて、柔軟な入れ替えなどができるので、より管理しやすくなるでしょう。
【注意】優先順位の検討に時間をかけすぎない
注意点ですが、優先順位の検討には、時間をかけすぎないようにしましょう。
優先順位の決定に時間をかけすぎてしまうと、タスクを実行する時間が削られ、本末転倒になってしまう可能性もあります。
優先順位の検討は、キリが良いところでストップする必要もあるでしょう。
一人で判断がつかない場合には、上司など責任者に相談することも重要になってきます。
頭の中を柔軟にして、臨機応変に対応するようにしていきましょう。
【仕事の優先順位がつけられない！】原因4選！順位のつけ方も解説 まとめ
- 仕事の優先順位をつけることの重要性
- 仕事の優先順位がつけられない原因4選
- 仕事の優先順位のつけ方
について解説しました。
仕事を効率よくこなしていくためには、優先順位をつけることがとても重要です。
優先順位をうまくつけられない場合には、原因を把握し、優先順位の上手なつけ方を学んでいってください。
繰り返し実施することで、必ず適切な優先順位をつけることができるようになります。
本記事が、あなたのお役に立てたなら、幸いです。
「うちの会社、ブラック企業かも・・・つらい・・・」
「ホワイトな企業にいきたい・・・」
「やりがいのある仕事を見つけたい・・・」
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会社に不満があるなら、転職しないと損
転職したいけど、まあいいかな・・・
と思って放置しているのは、勿体ないと言えます。
今ある環境に不満があるのなら、100％転職した方が良いでしょう。
でも転職って面倒くさいから、先延ばしにしたい・・・、という気持ちもよくわかります。
きっかけがないと、なかなか転職って踏み切れないですよね。
しかし、後から、「あのとき転職しておけば良かった！」と思うことが多いです。
もしあなたが、今の会社に不満を持っているにもかかわらず、転職を先延ばしにしているなら、これからどんどん損をします。
なぜなら、
- 歳を取ると、転職しづらくなる
- 歳を取ると、残る会社がブラックばかりになる
- 将来性がない会社にいると、生涯年収も大きく変わる
からです。
もしあなたが、仕事で「体力か精神」どちらか疲弊しているなら、将来はもっともっと悲惨になるでしょう。
当たり前のことですが、年齢を重ねると、今より体調も悪くなります。
会社に対し、不満を我慢しながら続けるということは、「風邪をひきながらも、会社に行き続ける状態」に近いものです。
会社に不満があるなら、転職は早いに越したことはありません。
しかも、年齢が違うだけで、転職の難易度は大きく変わります。
特に20代と30代というだけで、転職市場でも求められることが違うのです。
全く同じ企業でも、20代なら未経験でいけるものの、30代なら即戦力でないと無理になったりします。
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あなたは、今の会社に不満はありませんか？
転職したら、不満がなくなる可能性は大きいです。
転職は面倒くさいという気持ちもわかりますが、今行動しておかないと、一生後悔することになるかもしれません。
おすすめの転職エージェントと転職サイトをまとめたので、興味がある人は読んでみてください。
本当に辛い時は退職代行を使って会社を辞めてもいい
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