ほうれんそうが仕事の基本って言うけど、やり方が分からない・・・
ほうれんそうのコツって、なんだろう・・・？
こんな悩みを抱えてはいませんか？
仕事をしていく上で、よく「ほうれんそうは基本だ」と言われますよね。
ほうれんそうが仕事の基本だということは知っていても、具体的なコツなんかは教えてもらえないことも少なくないでしょう。
ほうれんそうって、どんなことに気をつけたら良いの？
ほうれんそうって、なかなかできないんだけど、何が原因なんだろう？
この記事では、
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」とは？
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」の目的・メリット
- ほうれんそう(報連相)ができない原因
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」のコツ
について解説します。
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仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」とは？
ほうれんそう(報連相)とは、30年以上も前に誕生したビジネス用語で、「報告・連絡・相談」の頭文字をとった用語のことです。
ほうれんそう(報連相)はコミュニケーションの基本
ほうれんそう(報連相)は、ビジネスパーソンにとっての必須スキルの一つです。
業務内でほうれんそう(報連相)を徹底することによって、円滑なコミュニケーションを図ることができ、仕事を円滑に進めることにも繋がります。
つまり、ほうれんそう(報連相)は、コミュニケーションの基本と言えます。
報告
「報告」は、基本的に部下から上司に対して、情報を伝える行為です。
伝える情報には、以下のようなものがあります。
- 業務や作業の経過
- 業務や作業の進捗状況
- 現状の結果(問題点や失敗も含む)
連絡
「連絡」は、社内外の業務関係者やチームメンバーに対して、業務や作業についての情報を共有する行為です。
伝える情報には、以下のようなものがあります。
- 業務や作業に必要な情報
- 業務中に変化があった情報
相談
「相談」は、上司やチームメンバーなどに対して、業務上で発生した問題を知らせることで、意見を求める行為です。
伝える情報には、以下のようなものがあります。
- 乗務上で発生した問題点の情報
- 業務上で発生したミスや失敗の情報
仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」の目的・メリット
ほうれんそう(報連相)は基本っていうけど、どんな目的やメリットがあるのでしょうか？
ここでは、仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」の目的・メリットについて、解説していきます。
トラブルを未然に防ぐことができる
トラブルを未然に防ぐことができるのは、ほうれんそう(報連相)の大きなメリットと言えます。
ほうれんそう(報連相)を徹底することで、適切なタイミングで情報を共有したり、トラブルを事前に察知することができ、そのトラブルに対する必要な対策も、事前に練ることができるようになります。
効率よく仕事を進めることができる
効率よく仕事を進めることができるのも、ほうれんそう(報連相)の大きなメリットと言えます。
ほうれんそう(報連相)を徹底することで、入社して間もない人や、新しい仕事に就く人であっても、仕事を進める上の必要な情報が円滑に共有されることで、効率よく仕事を進めることができるようになります。
安心して仕事を任せられる
安心して仕事を任せられるのも、ほうれんそう(報連相)の大きなメリットと言えます。
ほうれんそう(報連相)が徹底されることで、仕事の進め方や、方向性について、間違ってたとしても軌道修正が容易になります。
これは、上司の立場から見ると、部下に安心して仕事を任せられることにも繋がります。
良好な人間関係が築ける
良好な人間関係が築けるのも、ほうれんそう(報連相)の大きなメリットと言えます。
ほうれんそう(報連相)を徹底することで、チーム内や関係者間のコミュニケーションが活発になります。
コミュニケーションを取る回数が増えることで、自然と良好な人間関係が築けるでしょう。
良好な人間関係が築けると、さらにほうれんそう(報連相)がしやすくなるので、好循環になります。
ほうれんそう(報連相)ができない原因
ほうれんそう(報連相)が基本だ、重要だ、と言っても、なかなか上手くできないこともあります。
どうしてでしょうか？
ここでは、ほうれんそう(報連相)ができない原因について、解説していきます。
ミスをしたら怒られるという恐怖感がある
ミスをしたら怒られるという恐怖感があることが、ほうれんそう(報連相)ができない原因かもしれません。
過去に、仕事のミスなどで上司から怒られた経験があったりすると、その怒られた情景がフラッシュバックし、ほうれんそう(報連相)が億劫になってしまうこともあります。
そういうケースでは、上司の方からコミュニケーションをとるようにして、怒られることへの恐怖心を取り除くと良いかもしれません。
プライドが高く自分の力で解決できると思っている
プライドが高く、自分の力で解決できると思っているのも、ほうれんそう(報連相)ができない原因かもしれません。
プライドが高いことで、上司やチームメンバーなどにほうれんそう(報連相)をしなくても大丈夫だろう、と思い込んでしまい、ほうれんそう(報連相)ができなくなるケースです。
こういったケースでは、日常のルーチンワークにほうれんそう(報連相)を組み込んでしまうと良いかもしれません。
上司の時間を奪うことが申し訳ないと思っている
上司の時間を奪うことが申し訳ないと思っているのも、ほうれんそう(報連相)ができない原因かもしれません。
忙しそうで、話しかけたら申し訳ない・・・
などと、上司にそんな気がなくても、部下から見ると「忙しそう」に見えて、話しかけることに気を使ってしまうのです。
しかし、ほうれんそう(報連相)が行われないことで、トラブルが未然に防げなかったりする方が、上司に対しても迷惑をかけることになります。
申し訳ないと引け目を感じることなく、ほうれんそう(報連相)を徹底するように、コミュニケーションを積極的にとっていくことが大切です。
社内でほうれんそう(報連相)に関するルールがない
社内でほうれんそう(報連相)に関するルールがないのも、ほうれんそう(報連相)ができない原因かもしれません。
社内にルールがないことで、いつほうれんそう(報連相)を行えば良いのか、分からないことになります。
その場合は、単純に、ほうれんそう(報連相)をルールに組み込めば良いでしょう。
ほうれんそう(報連相)よりも業務を優先させてしまう
ほうれんそう(報連相)よりも業務を優先させてしまうことも、ほうれんそう(報連相)ができない原因かもしれません。
業務が忙しくなっていると、業務の方を優先させ、ほうれんそう(報連相)を怠ってしまうこともありえます。
部下としては、ほうれんそう(報連相)をするよりも、仕事を早く終わらせた方が良いと考えて、業務を優先してしまうのです。
しかし、やはりほうれんそう(報連相)を怠ることで、トラブルを未然に防いだりができなくなるので、業務がたとえ忙しい場合であっても、ほうれんそう(報連相)を怠らないことが重要です。
仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」のコツ
ほうれんそう(報連相)では、どんなことを心がければ良いでしょうか？
ここでは、ほうれんそう(報連相)のコツについて、解説していきます。
適切なタイミングで報告をする
適切なタイミングで報告をするのは、ほうれんそう(報連相)のコツの一つです。
報告は、「適切なタイミング」で行うようにします。
決して、「自分の気の向いた時」ではありません。
例えば、以下のようなタイミングが良いでしょう。
- 仕事が完了した時
- 仕事の途中報告をする時
- 仕事において、変更が発生した時
- 仕事が納期に間に合わないと分かった時
- トラブルやミスなど、問題があった時
など、適切なタイミングを常に意識しておきましょう。
相手が知りたいことを伝える
相手が知りたいことを伝えるのも、ほうれんそう(報連相)のコツです。
あくまでも、「自分が伝えたいこと」ではなく、「相手が知りたいこと」を伝えることを意識します。
つまりは、「相手が知りたいこと」を事前に把握しておく必要があるということです。
例えば、以下のようなことが「相手が知りたいこと」に該当すると言えます。
- 仕事の進捗状況
- 仕事上の課題
- トラブルやミスの発生状況
- より効果的な仕事の進め方
- 仕事に関する新しい情報
など、適切なタイミングだけではなく、適切な内容も意識するようにしましょう。
意見と事実は区別して伝える
意見と事実は区別して伝えるのも、ほうれんそう(報連相)のコツです。
報告する人の意見や感想が報告に含まれてしまうと、どれが事実なのか、上司が判断を間違える可能性が出てしまうからです。
そのため、まずは、事実のみを正確に伝えることが大切です。
適切な連絡手段を使い分ける
適切な連絡手段を使い分けるのも、ほうれんそう(報連相)のコツです。
主な連絡手段は、「口頭」もしくは「メール・文章」になるでしょう。
どう使い分けるかと言うと、報告する内容、報告する人数、緊急性などで使い分けると良いです。
例えば、「口頭」を選択すべきなのは以下のような場合です。
- 報告内容が簡潔
- 報告人数が少人数
- 報告内容が緊急性を要する
など、仕事の完了報告など簡潔なものは、基本口頭で問題ないでしょう。
逆に、「メールや文章」が適切だと思われるのは、以下のような場合です。
- 報告内容が複雑
- 報告相手が複数人いる
- 報告内容の緊急性が低い
など、口頭では伝わりづらい内容である場合には、メールなど文章を選択すべきでしょう。
5W1Hを意識して結論から伝える
5W1Hを意識して結論から伝えるのも、ほうれんそう(報連相)のコツです。
なぜなら、5W1Hを意識することで、情報が整理され、分かりやすく端的になるからです。
5W1Hとは、以下のものです。
- who(だれが)
- when(いつ)
- where(どこで)
- what(なにを)
- why(なぜ)
- how(どのように)
これらを使うことで、必要な情報を余すことなく伝えることができます。
仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」とは？できない原因やコツも解説 まとめ
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」とは？
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」の目的・メリット
- ほうれんそう(報連相)ができない原因
- 仕事の基本「ほうれんそう(報連相)」のコツ
について解説しました。
ほうれんそう(報連相)を行う上で重要なのは、日頃からの積極的なコミュニケーションです。
仕事を円滑に進めていくためにも、ほうれんそう(報連相)がしやすい雰囲気や環境作りを心がけるようにしましょう。
本記事が参考になりましたら、幸いです。
「うちの会社、ブラック企業かも・・・つらい・・・」
「ホワイトな企業にいきたい・・・」
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そんな悩みを抱えているあなた！
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会社に不満があるなら、転職しないと損
転職したいけど、まあいいかな・・・
と思って放置しているのは、勿体ないと言えます。
今ある環境に不満があるのなら、100％転職した方が良いでしょう。
でも転職って面倒くさいから、先延ばしにしたい・・・、という気持ちもよくわかります。
きっかけがないと、なかなか転職って踏み切れないですよね。
しかし、後から、「あのとき転職しておけば良かった！」と思うことが多いです。
もしあなたが、今の会社に不満を持っているにもかかわらず、転職を先延ばしにしているなら、これからどんどん損をします。
なぜなら、
- 歳を取ると、転職しづらくなる
- 歳を取ると、残る会社がブラックばかりになる
- 将来性がない会社にいると、生涯年収も大きく変わる
からです。
もしあなたが、仕事で「体力か精神」どちらか疲弊しているなら、将来はもっともっと悲惨になるでしょう。
当たり前のことですが、年齢を重ねると、今より体調も悪くなります。
会社に対し、不満を我慢しながら続けるということは、「風邪をひきながらも、会社に行き続ける状態」に近いものです。
会社に不満があるなら、転職は早いに越したことはありません。
しかも、年齢が違うだけで、転職の難易度は大きく変わります。
特に20代と30代というだけで、転職市場でも求められることが違うのです。
全く同じ企業でも、20代なら未経験でいけるものの、30代なら即戦力でないと無理になったりします。
ちょっと、想像してみてください。
今、転職を頑張るだけで、休日も増えて、グッスリと眠れるので疲れも取れますし、給料も増えて、お金の心配もなくなるかもしれません。
あなたは、今の会社に不満はありませんか？
転職したら、不満がなくなる可能性は大きいです。
転職は面倒くさいという気持ちもわかりますが、今行動しておかないと、一生後悔することになるかもしれません。
おすすめの転職エージェントと転職サイトをまとめたので、興味がある人は読んでみてください。
本当に辛い時は退職代行を使って会社を辞めてもいい
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会社を辞めたいのに、
退職の意思を会社に伝えたら、上司から執拗に引き止められた・・・
今辞めたら損害賠償を請求するぞ、と脅迫された・・・
退職の意思を伝えたら、パワハラや嫌がらせを受けた・・・
こんな話を聞いたことがある人も少なくないでしょう。
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退職代行サービスについて、メリット・デメリット、代行の流れなどを解説していますので、興味がある人は読んでみてください。
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